Programa de Subvención para la Estabilización del Cuidado Infantil de Virginia:
Lo que debe saber sobre el monitoreo
Introducción
Con el fin de ayudar a las empresas de cuidado infantil a sobrevivir y prosperar, Virginia lanzó el Programa de Subvenciones de Estabilización de Cuidado Infantil en noviembre del 2021. El programa fue autorizado por el Congreso a través de la American Rescue Plan Act (ARPA) para proporcionar asistencia directa a los proveedores de cuidado infantil como usted. La financiación se puede utilizar a través de una variedad de categorías de gastos permitidos, tales como costos de personal, alquiler, seguros, servicios públicos, equipo de protección personal (PPE) y suministros de limpieza, para servicios de salud mental, y más.
Como condición para recibir la financiación de estabilización del gobierno federal, la Commonwealth de Virginia está obligada a supervisar cómo se gastan los fondos. Como tal, los beneficiarios de la financiación de estabilización pueden ser seleccionados al azar para someterse a un proceso de monitoreo para demostrar cómo su negocio de cuidado infantil utilizó sus fondos.
Para asegurarse de que está preparado para el monitoreo, le recomendamos que tome ahora las medidas necesarias para documentar y clasificar adecuadamente sus gastos. Si es seleccionado para la supervisión, tendrá que informar de cómo ha utilizado la financiación que ha recibido y proporcionar la documentación adecuada de ese gasto. Los participantes en el monitoreo deberán conservar todos los registros durante al menos cinco años, hasta el 31 de mayo del 2027. Esto incluye recibos, facturas y toda la documentación adicional que demuestre cómo se gastaron los fondos de la subvención.
Esta guía le ayudará a comprender qué gastos se consideran subvencionables por la subvención de estabilización y cómo documentar adecuadamente el uso de los fondos de la subvención.
¿Sabía que...?
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Gastos subvencionables
Los fondos recibidos a través del Programa de Subvenciones de Estabilización del Cuidado Infantil pueden gastarse en seis categorías generales establecidas por el Congreso y la Oficina Federal de Cuidado Infantil. Como ya se indicó en la guía Documenting Expenses & Grant Spending Strategies, las categorías son las siguientes:
• Gastos de nómina, empleo y personal
• Alquiler, servicios públicos, mantenimiento de las instalaciones, impuestos sobre la propiedad y seguros
• PPE, material de limpieza y otros artículos para mejorar las prácticas de salud y seguridad
• Equipo, suministros, bienes y servicios
• Servicios de salud mental
Los fondos sólo pueden gastarse dentro de las categorías de gastos permitidas. Le recomendamos que conserve todos los recibos de gastos dentro de estas categorías. Los proveedores que no puedan mostrar documentación de gastos dentro de las categorías de gastos permitidas pueden estar sujetos a la recuperación de fondos. A continuación encontrará más información sobre las categorías de gastos autorizados.
Reunir la documentación
Tendrá que demostrar cómo ha gastado los fondos de la subvención aportando documentación de sus gastos. Aunque no le seleccionen para el monitoreo, debe mantener organizada la documentación de sus gastos.
Se recomienda dar prioridad a la presentación de la documentación para los gastos subvencionables más importantes (por ejemplo, hipoteca, alquiler, nóminas, etc.), ya que éstos pueden cubrir la mayor parte, si no la totalidad, de la subvención. Este enfoque le permitirá minimizar la cantidad de documentación de apoyo que tenga que presentar.
El Departamento de Educación de Virginia exige a todos los beneficiarios de subvenciones que mantengan registros y recibos que documenten todos los gastos realizados con los fondos de la subvención hasta el 31 de mayo del 2027 y se reserva el derecho de auditar los registros de los proveedores en cualquier momento.
Paso 1: Calcule sus gastos
Su Subvención de Estabilización del Cuidado Infantil podría utilizarse para cubrir gastos tan pronto como se apruebe su solicitud. Asegúrese de tener en cuenta los gastos anteriores, además de hacer un seguimiento de sus gastos en el futuro, hasta que haya documentado el uso de la cantidad total de su subvención. Los gastos permitidos en los que se incurra a partir del 31 de enero del 2020 podrán cubrirse con los fondos de la subvención.
Es importante saber que no puede reclamar gastos ya pagados por:
• Convocatorias anteriores de Ayudas de Estabilización del Cuidado Infantil de la Ley CARES
• El Programa de Protección de Cheques (PPP),
• Crédito fiscal por retención de empleados (ERTC),
• Permiso familiar o de emergencia Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), o bien
• Cualquier otro programa de financiación de estímulo y ayuda.
Si presenta gastos que fueron parcialmente cubiertos por otras fuentes de financiación, deberá presentar documentación de apoyo que defina la parte de los gastos financiados a través de la CCSG frente a otras fuentes de financiación para confirmar que no hay duplicación de beneficios.
Al examinar los gastos, revise sus registros y repáselos:
• Facturas
• Recibos
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito
• Pagos electrónicos (como Venmo, Zelle, PayPal y Square Cash)
• Estatdos de cuenta bancarios y cheques cancelados
• Sistemas de nóminas de terceros (como ADP, Gusto o Paychex)
• Contratos
• Órdenes de compra
Necesitará un comprobante de pago para cada gasto para el que utilice fondos de la subvención. El comprobante de pago puede ser una copia de un cheque cancelado, detalles de una transferencia bancaria, estados de cuenta bancarios, estados de cuenta de tarjetas de crédito, confirmación de pagos electrónicos o algo similar. Asegúrese de que el comprobante de pago muestre claramente qué se compró. Si procede, deben incluirse contratos u órdenes de compra. Los comprobantes no deben estar escritos a mano. Una regla general es que el gasto en cuestión debe ser necesario para mantener o reanudar el funcionamiento de su negocio de cuidado infantil para poder optar a la subvención.
Asegúrese de recopilar información sobre estos gastos empresariales habituales:
Alquiler, hipoteca, impuestos sobre la propiedad y seguro
Los fondos de la subvención pueden utilizarse para pagar el alquiler (incluso en el marco de un contrato de arrendamiento), o la hipoteca, además de los impuestos sobre la propiedad y cualquier pago de seguros.
Los proveedores de servicios de cuidado diurno en el hogar familiar deberán utilizar la Guía de cálculo del tiempo y el espacio para determinar qué parte de estos gastos se considera uso profesional.
Costos de servicios públicos
El importe real que ha pagado por los servicios públicos de uso profesional, incluidos el gas, la electricidad, el teléfono e Internet.
Los proveedores de servicios de cuidado infantil en el hogar deberán utilizar la Guía de cálculo del tiempo y el espacio para determinar qué parte de estos gastos se considera uso profesional.
Mantenimiento de instalaciones
La cantidad real gastada en mantenimiento y mejoras de las instalaciones, incluida la construcción o mejora de las zonas de juego, la renovación de baños, la instalación de rampas, barandillas o puertas automáticas, y la eliminación de muros de carga para crear espacio adicional para el distanciamiento social.
Los proveedores de servicios de cuidado infantil a domicilio deberán utilizar la Guía de cálculo del tiempo y el espacio para determinar el porcentaje de los costos de mantenimiento de las instalaciones que se destina al uso empresarial.
Nóminas, empleo y costos de personal
Esto incluye salarios y prestaciones, aumentos de remuneración, primas o suplementos por riesgo o primas al personal. También incluye el dinero pagado a uno mismo como propietario único o a un propietario o socio en forma de giros del propietario (sacar fondos de la empresa para uso personal). Puede incluir las prestaciones pagadas al personal, como el seguro médico, dental o de visión, así como las bajas por enfermedad pagadas y las contribuciones a la jubilación. Otros gastos permitidos en esta categoría son los gastos de transporte de los empleados y las ayudas para que el personal pueda acceder a las vacunas COVID-19.
Equipos de protección individual (PPE), material de limpieza, equipos y otros artículos para mejorar la salud y las prácticas de seguridad
Las compras o actualizaciones para responder a la emergencia de salud pública COVID-19 son gastos permitidos. Esto incluye equipos (por ejemplo, mejora de la calidad del aire y del agua o filtración, humidificador, grifos sin contacto o dispensadores de jabón, sistemas de saneamiento), suministros, servicios (como limpieza regular o profunda) y formación para ayudar a mitigar la propagación de COVID-19 y/o cumplir las directrices sanitarias estatales y locales. Esto puede incluir equipos y suministros de interior y exterior que faciliten el distanciamiento social, minimicen el uso compartido y permitan el juego regular al aire libre.
Equipo, suministros, bienes y servicios
Esto incluye los bienes materiales necesarios para las operaciones regulares y el aprendizaje, como alimentos, equipo para el aula y el patio de recreo, juguetes y libros, material de oficina y suministros de alimentación o pañales. También incluye los servicios necesarios para las operaciones regulares, como material y equipos de oficina, formación en automatización empresarial, servicios compartidos, servicios de administración de guarderías, así como cualquier software empresarial necesario y actualizaciones y/o mejoras tecnológicas, servicios de alimentación y transporte, y tasas asociadas a la concesión de licencias.
Servicios de salud mental
Esto incluye servicios de consulta sobre salud mental en la primera infancia, así como consultas sobre salud mental y otros apoyos para el personal.
Gastos compartidos
En algunos casos, los artículos se utilizan tanto por motivos personales como profesionales, como el teléfono o la vivienda. Unos cálculos rápidos pueden determinar qué parte del costo compartido puede ser un gasto admisible para el Programa de Subvenciones de Estabilización del Cuidado de Niños.
Uso profesional del teléfono
Para calcular el uso profesional de su teléfono, ya sea móvil o fijo, determine el número de minutos que se utilizó para fines profesionales.
Por ejemplo:
La factura telefónica de Karen es de $150 al mes. En total, hizo 40 llamadas que sumaron 300 minutos. De esas llamadas, 15 fueron de trabajo y sumaron 95 minutos.
Para calcular su porcentaje de uso profesional, Karen debe dividir sus minutos profesionales (95) entre sus minutos totales (300). El resultado es 0.32, que multiplica por 100 para obtener un porcentaje del 32%. Esto significa que puede reclamar el 32% de su factura como gasto profesional. El 32% de $150 son $48, por lo que ese es su costo empresarial permitido.
95 minutos ÷ 300 minutos = 0.32 (x 100 = 32%)
0.32 (32%) x $150 = $48
Uso profesional de la vivienda
Si usted dirige su programa de cuidado de niños desde su casa, el costo de su casa y los gastos relacionados son permisibles bajo el Programa de Subvención de Estabilización de Cuidado de Niños. Para que estos gastos cuenten como parte de su negocio, debe estar autorizado, registrado o regulado por la ley estatal o local correspondiente y utilizar regularmente su casa para el negocio. Para determinar el uso comercial de su vivienda, deberá utilizar el cálculo de tiempo y espacio al que nos hemos referido anteriormente en esta guía.
Para tenerlo a mano, he aquí los principales pasos que hay que dar para calcular el uso empresarial de su vivienda:
1. Determine el espacio y el tiempo que su hogar se utiliza para el cuidado de los niños, y
2. Determinar los gastos subvencionables relacionados con la prestación de cuidados a domicilio
El anexo A le lleva a través del cálculo del tiempo y el espacio
Anexo A: Uso profesional de su vivienda
Para determinar qué parte de los gastos del hogar puede reembolsarse, hay que tener en cuenta dos factores: el espacio utilizado habitualmente para los cuidados y la cantidad de tiempo que se utiliza. Es lo que llamamos cálculo del tiempo-espacio. Para saber cómo obtener el cálculo del tiempo-espacio, consulte la guía paso a paso.
Gastos indirectos del trabajo a domicilio
Como explicamos en la sección sobre gastos de la empresa, los gastos que son para su casa y están directamente relacionados con su empresa pueden ir en sus gastos por el importe total. Pero, ¿qué ocurre con los gastos indirectos relacionados con la vivienda, como el consumo de electricidad y la hipoteca? Son gastos que en parte son para su empresa, pero también en parte para su propio uso.
En el siguiente ejemplo, un proveedor realiza el seguimiento de los gastos de un mes reciente. La tabla incluye muchos de los gastos indirectos del negocio en el hogar que puede asignar al Programa de subvenciones para la estabilización del cuidado infantil.
Recuerde: Al igual que con cualquier otro gasto, asegúrese de tener constancia de los gastos indirectos de su vivienda.
Calcule sus gastos indirectos reembolsables
Aquí es donde todo encaja. Como ya tiene su Porcentaje de Tiempo-Espacio y sus gastos totales, puede encontrar la cantidad que puede ser reembolsada:
Porcentaje de Tiempo-Espacio x total de gastos indirectos = gastos indirectos reembolsables
Por ejemplo:
en la tabla anterior, si el cálculo de tiempo-espacio del proveedor fuera 14.6% los cálculos serían los siguientes:
0.146 (14.6%) x $2,492 = $363.83
Según estos cálculos, el proveedor a domicilio podría asignar $363.83 a su subvención de estabilización del cuidado de niños para ese mes
Paso 2: Organizar los archivos de la empresa
Ahora que tiene una idea clara de los gastos en los que ha incurrido desde el 31 de enero del 2020 y ha reunido la documentación necesaria, debe establecer un sistema para documentar adecuadamente los gastos de ahora en adelante. Debe conservar todos los recibos de los gastos cubiertos por esta subvención hasta el 31 de mayo del 2027. Un recibo u otra prueba de pago debe mostrar:
• Que usted pagó el gasto
• Lo que ha pagado, incluida una descripción del artículo o servicio
• El importe y la fecha de pago
Algunos ejemplos de recibos o justificantes de pago válidos son:
• Un recibo detallado de una tienda como Target o un minorista como Amazon
• Un correo electrónico de confirmación de pago de una empresa de servicios públicos o
• Un cheque cancelado de pago a una compañía de servicios públicos o de teléfono
• Un informe de su empresa de nóminas
Cada una de las Hojas de trabajo para documentar sus gastos puede ayudarle a organizar sus registros y gastos.
Paso 3: Crear una copia de seguridad
Cree una copia de seguridad digital de sus recibos y registros haciendo fotos, escaneando la documentación u organizando otra copia de sus archivos en un lugar seguro. Tiene que conservar sus recibos durante cinco años, así que esto le proporcionará una copia de seguridad en caso de que algo le ocurra a las copias impresas originales de sus recibos. Consulte Cómo crear un sistema de mantenimiento de registros para obtener más información sobre el almacenamiento de los registros de su empresa.
Preparación para el Monitoreo
¿Qué debo hacer si me seleccionan para el monitoreo?
Si es seleccionado aleatoriamente para el monitoreo, recuerde que el proceso tiene por objeto asegurarse de que sus gastos son legítimos y están registrados con exactitud. Los proveedores pueden inscribirse para recibir asesoramiento empresarial gratuito y prepararse para el monitoreo en https://www.vecf-cses.com/register-for-free-coaching.
Si le seleccionan para el monitoreo, esto es lo que puede esperar:
Paso 1: Notificación del monitoreo
El VDOE notificó a los proveedores en marzo, tanto por correo electrónico como por correo postal, que habían sido seleccionados para el monitoreo.
Paso 2: Presentar los gastos
Los documentos solicitados deberán ser cargados por los proveedores en el Portal de Seguimiento SharePoint antes del 24 de abril del 2023.
Paso 3: Revisión de la documentación
Ernst & Young revisará la documentación y comunicará las solicitudes de información (RFI) a VDOE.
Paso 4: Informe final
El VDOE le notificará si algún gasto se ha considerado no subvencionable.
¿Qué pasa si algunos de mis gastos no son subvencionables?
Si el VDOE descubre que usted gastó fondos de la subvención en gastos que ellos consideran no elegibles para el Programa de Subvención de Estabilización del Cuidado Infantil, usted tendrá opciones. Es posible que desee reunir todos los recibos o documentación de los gastos permitidos, incluso más allá del importe de su subvención. De este modo, tendrá gastos de respaldo si resulta que algunos de sus gastos no están permitidos. También le recomendamos que se reúna con un asesor empresarial, que puede ayudarle a identificar y documentar
Apéndice A: Ejemplo de hojas de cálculo de costos
Resumen de la hoja de cálculo de costos
Hoja de cálculo 1: Nómina, empleo y costos de personal
Hoja de cálculo 2: Alquiler, servicios públicos, mantenimiento de las instalaciones, impuestos sobre la propiedad y seguros
Hoja de cálculo 3: Equipos de protección individual (PPE), material de limpieza y otros artículos para mejorar las prácticas de salud y seguridad
Hoja de cálculo 4: Equipo, suministros, bienes y servicios
Hoja de cálculo 5: Servicios de salud mental
Anexo B: Hojas de cálculo de costos
Existen varias hojas de cálculo de costos que le resultarán útiles para organizar y documentar sus gastos. Puedes utilizar tantas como necesite en función de sus gas
Requisitos Federales
De acuerdo con la ley federal, los proveedores de cuidado infantil deben cumplir las siguientes condiciones para recibir fondos del Programa de Subvenciones de Estabilización del Cuidado Infantil. Se trata de requisitos permanentes:
1. Cumplir todas las directrices, reglamentos y/o leyes locales, estatales y federales en materia de seguridad pública.
Los programas de cuidado infantil con licencia y regulados siempre deben seguir las secciones apropiadas del Código de Virginia, así como las reglamentaciones estatales y locales que rigen las instalaciones de cuidado infantil. Para la orientación específica del COVID, debe seguir las Directrices del VDOE para Programas de Cuidado Infantil aquí—https://doe.virginia.gov/cc/covid-19.html.
2. Cumplir en la medida de lo posible las directrices operativas de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC).
Aunque debe seguir las recomendaciones de la CDC en la medida en que sea práctico y apropiado, también debe tener en cuenta el entorno físico específico de su programa y las necesidades de desarrollo de sus niños. No es obligatorio el uso de mascarillas, pero puede instaurarse una política a su discreción.
3. No reducir el pago semanal ni las prestaciones de los empleados durante el periodo de subvención, incluidos los periodos de cierre temporal.
Los empleados son todo el personal contratado por el programa de cuidado infantil, incluido el personal educativo, administrativo, de servicios de alimentación y de transporte. Si su organización presta otros servicios además del cuidado infantil, los empleados son el personal que apoya directa y exclusivamente las operaciones y actividades diarias del programa de cuidado infantil.
No está permitido reducir los días de enfermedad o vacaciones pagados disponibles, pero no está obligado a pagar por el tiempo libre adicional.
Los periodos de cierre temporal son aquellos que son cierres no programados de toda la instalación o de un aula entera debido al COVID-19. Si su programa recibe instrucciones de cerrar o si lo hace voluntariamente debido a un brote o a una escasez de personal, debe pagar a sus empleados los salarios y prestaciones completos.
4. En la medida de lo posible, ofrecer facilidades de copago y de pago de la matrícula a las familias inscritas en el programa del proveedor.
La legislación federal exige a los proveedores que consideren la posibilidad de ofrecer ayudas a la matrícula en la medida de lo posible. No es obligatorio promulgar una política de ayuda a la matrícula, pero se recomienda encarecidamente. Si ya dispone de una política, asegúrese de que esté documentada. Si no la tiene, considere la posibilidad de promulgar una. En cualquier caso, prepárese para documentar por qué decidió o no ofrecer ayuda a la matrícula.
5. Utilizar los fondos de la subvención para los fines aprobados.
Utilice los fondos de la subvención sólo para gastos que entren dentro de las seis categorías permitidas, mencionadas anteriormente.
Ejemplo: Cálculo de los gastos indirectos del trabajo a domicilio